Sans état des lieux, une SCI serait désarmée face à un locataire qui rend un logement abîmé. C’est l’idée reçue, et elle est fausse. L’article 1731 du Code civil présume alors que le locataire a reçu les lieux en bon état de réparations locatives. Le document n’en reste pas moins obligatoire pour tout logement vide loué en résidence principale, à l’entrée comme à la sortie. Sa forme est fixée par le décret 2016-382, son principe par l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. Dressé par le gérant lui-même, il ne coûte rien. Confié à une agence, la part du locataire est plafonnée à 3,03 € TTC par m² à l’entrée, et à zéro à la sortie. La société bailleur ne modifie aucune de ces règles. Elle ajoute une question de signature et un traitement fiscal propres à la société. La comparaison entre les deux états décide du sort du dépôt de garantie et de la façon dont la remise en état passera en charges.
Une SCI bailleur : mêmes obligations qu’un particulier, plus une question de signature
La loi de 1989 s’adresse au bailleur, sans distinguer la personne physique de la société. Avec une SCI, ce qui change tient à l’identité du signataire et à la place du document dans la gestion courante de la société. Le locataire, lui, ne voit aucune différence.
Qui signe l’état des lieux au nom de la société
Dans ses rapports avec les tiers, le gérant engage la SCI par les actes qui entrent dans l’objet social (Code civil, article 1849). Signer un état des lieux relève de la gestion locative ordinaire, donc des pouvoirs du gérant, sauf clause statutaire qui les restreint. Un associé non gérant qui se présente à la remise des clés n’a aucune qualité pour signer. Sans mandat écrit, le locataire pourra contester le caractère contradictoire du document.
En cas d’empêchement, la société donne procuration à une agence, un notaire ou une personne de confiance. Le nom et le siège du mandataire figurent alors sur l’état des lieux, comme l’exige l’article 2 du décret 2016-382. Avec deux cogérants, la signature d’un seul suffit, sauf signature conjointe imposée par les statuts.
Un document annexé au bail, pas un formulaire à part
L’état des lieux d’entrée est joint au contrat de location signé par la SCI. Un exemplaire revient à chaque partie au moment de la signature, sur papier ou par voie dématérialisée. Le décret de 2016 impose aux états d’entrée et de sortie une présentation similaire, ou un document unique, pour rendre la comparaison possible. Une société qui change de modèle entre les deux dates fragilise sa propre preuve.
Le point compte davantage quand la SCI loue à l’un de ses associés ou à un proche. Un bail écrit, un loyer de marché et un état des lieux contradictoire distinguent une location réelle d’une occupation gratuite déguisée. Un vérificateur réclame ces trois pièces avant d’admettre que le logement est loué, et non simplement mis à disposition.
L’état des lieux d’entrée : les mentions qui font preuve et le délai pour les corriger
Le décret 2016-382 du 30 mars 2016 a mis fin à l’état des lieux rédigé sur un coin de table. Depuis le 1er juin 2016, une liste de mentions s’impose à toute location vide en résidence principale. Le locataire y gagne un droit de correction limité dans le temps.
Les mentions imposées par le décret 2016-382
L’article 2 du décret fixe le socle commun aux états d’entrée et de sortie :
- le type d’état des lieux, sa date et l’adresse du logement ;
- l’identité et le domicile ou le siège des parties, et ceux du mandataire éventuel ;
- les relevés des compteurs d’énergie et d’eau ;
- le détail et la destination des clés ou de tout autre dispositif d’accès ;
- pour chaque pièce, la description de l’état des sols, murs, plafonds, équipements et éléments du logement ;
- la signature des parties ou de leurs mandataires.
L’état de sortie ajoute la nouvelle adresse du locataire, la date de l’état d’entrée et les évolutions constatées depuis. Les photographies ne sont pas imposées, mais une usure décrite et photographiée résiste mieux à la contestation qu’une ligne « bon état ». Dans un logement vide, aucun meuble ne masque les murs : revêtements, électricité, plomberie, chauffage et humidité se vérifient un par un. Comptez 30 minutes pour un studio, jusqu’à 2 heures pour une maison.
Dix jours pour compléter, un mois pour le chauffage
Le locataire peut demander la modification de l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours suivant sa réalisation, pour tout élément du logement. Pour le chauffage, la demande reste possible pendant le premier mois de la période de chauffe. Un radiateur en panne ne se repère pas en juillet. La demande n’a pas de forme imposée, mais un courrier recommandé fixe la date. Si la SCI refuse, le locataire peut saisir la commission départementale de conciliation, gratuite et sans avocat.
Aucun délai symétrique n’existe à la sortie. Ce que le gérant ne relève pas à la restitution des clés ne pourra plus être imputé au locataire, sauf accord exprès de celui-ci. Une sortie menée de jour, placards ouverts et robinets testés, vaut mieux qu’une réclamation envoyée le lendemain.
Ce que coûte un état des lieux à une SCI en 2026
Trois voies existent : le faire soi-même, le confier à une agence, ou faire venir un commissaire de justice. Le coût dépend de la voie choisie et, pour la part du locataire, d’un plafond révisé chaque année par arrêté.
Amiable, agence ou commissaire de justice : le barème 2026
Réalisé par le gérant avec le locataire, l’état des lieux ne coûte rien. Confié à un professionnel à l’entrée, il peut être facturé au locataire dans une double limite (loi de 1989, article 5 ; décret 2014-890). Sa part ne dépasse ni la moitié des honoraires, ni 3,03 € TTC par m² de surface habitable (arrêté du 17 juillet 2025). Pour un 40 m² facturé 300 €, le plafond (121,20 €) l’emporte sur la moitié (150 €). Le locataire paie 121,20 €, la SCI 178,80 €.
À la sortie, rien ne peut lui être demandé, et une clause contraire est réputée non écrite. Le commissaire de justice intervient quand une partie ne se présente pas. Son constat locatif suit un tarif réglementé (arrêté du 25 février 2026), partagé par moitié entre la société et le locataire. Il convoque les deux parties par lettre recommandée au moins 7 jours avant la date prévue.
| Mode | Coût total TTC | Part du locataire | Part de la SCI |
|---|---|---|---|
| Amiable, gérant et locataire | 0 € | 0 € | 0 € |
| Agence, état d’entrée | Honoraires libres | Le plus bas de 50 % et 3,03 €/m² | Le solde |
| Agence, état de sortie | Honoraires libres | 0 € | 100 % |
| Commissaire de justice, jusqu’à 50 m² | 162,16 € | 81,08 € | 81,08 € |
| Commissaire de justice, 50 à 150 m² | 184,08 € | 92,04 € | 92,04 € |
| Commissaire de justice, plus de 150 m² | 261,46 € | 130,73 € | 130,73 € |
Tarifs de métropole, constat, lettres de convocation et déplacement compris. Les départements d’outre-mer suivent un barème propre, légèrement supérieur.
Payer un tiers : un calcul de risque, pas un réflexe
En location vide, le dépôt de garantie est plafonné à un mois de loyer hors charges (loi de 1989, article 22). C’est le montant maximal que l’état des lieux permettra de retenir sans procès. Payer 150 € d’honoraires pour sécuriser un dépôt de 650 € ne se justifie que si le logement est fragile ou le locataire en conflit. Pour un studio récent, un état dressé par le gérant, photographié pièce par pièce, a la même valeur pour zéro euro.
Le tiers devient rentable quand la SCI gère plusieurs lots à distance, ou quand le gérant n’a pas deux heures à consacrer à une sortie. Les honoraires restent alors à 100 % à la charge de la société, qui les déduit comme dépense de gestion.
À la sortie : vétusté, retenue sur le dépôt de garantie et absence d’état des lieux
L’état des lieux de sortie ne vaut que par sa comparaison avec celui d’entrée. C’est à ce moment que la SCI arbitre entre usure normale et dégradation, et que les délais de restitution du dépôt commencent à courir.
La grille de vétusté sépare l’usure de la dégradation
Le décret de 2016 définit la vétusté comme l’état d’usure résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux et équipements. Elle reste à la charge du bailleur. Pour la chiffrer sans dispute, les parties peuvent annexer au contrat une grille issue d’un accord collectif de location. Celle de l’OPAC de Paris sert de référence courante. Chaque élément y reçoit une durée de vie, une franchise et un abattement annuel. Pour une peinture : 7 ans, 1 an et 15 % par an.
Exemple : peinture neuve à l’entrée, locataire parti après 4 ans, devis de remise en état de 1 200 €. L’abattement atteint 45 %, soit 3 ans au-delà de la franchise multipliés par 15 %. La SCI peut réclamer 660 €, le reste relève de l’usure. Sans grille annexée, le juge apprécie lui-même, et la société ne peut pas en imposer une après coup.
Retenue sur le dépôt de garantie : délais, justificatifs, pénalité
La SCI restitue le dépôt sous un mois quand l’état de sortie est conforme à celui d’entrée. Le délai passe à deux mois quand des dégradations sont constatées. Chaque retenue se justifie par un devis ou une facture. La réalisation effective des travaux n’est pas exigée, tant que la dégradation ressort de la comparaison des deux états. En copropriété, la société peut conserver jusqu’à 20 % du dépôt jusqu’à l’arrêté annuel des comptes, à solder dans le mois qui suit.
Passé le délai, le solde dû au locataire est majoré de 10 % du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. Seule l’absence de nouvelle adresse communiquée par le locataire suspend cette pénalité. Sur un loyer de 800 €, trois mois de retard coûtent 240 € à la société.
Majoration du dépôt dû, par mois de retard commencé, au-delà du délai légal de restitution.
Sans état des lieux, la présomption joue pour la SCI, sauf si elle a fait obstacle
À défaut d’état des lieux, l’article 1731 du Code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état de réparations locatives. Il doit alors le rendre tel, sauf preuve contraire. La présomption protège donc le bailleur négligent, dans une limite posée par l’article 3-2 de la loi de 1989. La partie qui a fait obstacle au document, ou à la remise d’un exemplaire, ne peut plus l’invoquer.
Un gérant absent à la remise des clés, ou qui ignore la demande écrite du locataire, perd ce bénéfice. Le délai pour agir est de trois ans à compter de la fin du bail (loi de 1989, article 7-1).
Par absence ou par silence, une SCI qui fait obstacle à l’état des lieux perd la présomption de l’article 1731 du Code civil. La loi de 1989 (article 3-2) le prévoit expressément. Un état de sortie dressé sans le locataire ni commissaire de justice ne prouve rien. La retenue sur le dépôt ne tiendra pas devant le juge.
Le traitement fiscal de la retenue et des travaux de remise en état
Le sujet n’apparaît dans aucun modèle d’état des lieux, mais il pèse sur le résultat de la SCI. La somme retenue et la facture de remise en état passent par la déclaration 2072 ou par le compte de résultat.
Dépôt conservé : une recette, puis une charge
Pour une SCI à l’IR, le dépôt de garantie n’est pas un revenu tant qu’il reste restituable. La fraction conservée pour couvrir des réparations ou des charges devient une recette brute l’année où la société en acquiert la libre disposition. La dépense correspondante se déduit ensuite au titre des charges (BOI-RFPI-BASE-10-10 et BOI-RFPI-BASE-20-40). Par simplification, l’administration admet de ne déclarer ni l’une ni l’autre quand les deux montants coïncident. La condition : que la charge n’ait pas déjà été déduite une année antérieure.
Une SCI à l’IS enregistre la retenue en produit et la facture en charge. Le résultat est neutre si les montants se compensent. L’excédent éventuel est imposé au taux de l’IS : 15 % jusqu’à 42 500 € de bénéfice sous conditions, 25 % au-delà.
L’état des lieux, pièce justificative des travaux déductibles
La remise en état après un locataire relève des dépenses de réparation et d’entretien, déductibles des revenus fonciers (CGI, article 31). Restent exclus les travaux de construction, de reconstruction ou d’agrandissement. Entre les deux, l’état des lieux de sortie est la pièce qui date l’état du logement avant travaux. Un devis de peinture adossé à un état de sortie photographié se défend. Le même devis sans état des lieux, deux ans après le départ, ressemble à une rénovation de confort.
Le classement des charges déductibles d’une SCI dépend aussi du régime. À l’IS, les gros travaux s’amortissent au lieu de se déduire en une fois. À l’IR, l’excédent de charges crée un déficit foncier imputable sur le revenu global des associés jusqu’à 10 700 € par an, hors intérêts d’emprunt.
La retenue sur le dépôt de garantie est une recette de la SCI, la remise en état une charge. Quand les deux coïncident, l’administration admet de ne déclarer ni l’une ni l’autre. L’état des lieux de sortie prouve que les travaux réparent l’existant, ce qui conditionne leur déduction.
Pour aller plus loin
Les honoraires versés à une agence pour dresser l’état des lieux rejoignent les autres frais de gestion supportés par une SCI. Ils se déduisent au réel dans les mêmes conditions que la remise en état.
Trois temps : un état d’entrée signé par le gérant ou un mandataire écrit, une sortie tenue dans les mêmes formes, une retenue justifiée par devis sous deux mois. L’erreur la plus coûteuse reste la sortie bâclée. Ce qui n’est pas noté à la restitution des clés est perdu, et la pénalité de 10 % par mois court seule.
Ce qui revient le plus souvent.
Faut-il refaire un état des lieux à chaque renouvellement tacite du bail ? +
Non. La reconduction tacite ne provoque aucune restitution du logement, donc aucun nouvel état des lieux. Le document d’entrée d’origine reste la référence jusqu’au départ effectif du locataire. Si des travaux ont modifié le logement en cours de bail, un avenant signé des deux parties le complète.
L’état des lieux est-il obligatoire pour un parking ou un garage loué seul par la SCI ? +
La loi du 6 juillet 1989 ne s’applique pas à un bail de parking conclu séparément du logement : le Code civil gouverne seul. Rien n’impose alors d’état des lieux. L’article 1731 présume le bon état à défaut, mais un constat signé évite tout débat sur une porte ou un sol abîmé. Loué avec le logement, le parking figure dans l’état des lieux de celui-ci.
En colocation, combien d’états des lieux la SCI doit-elle établir ? +
Avec un bail unique, un seul état des lieux couvre tous les colocataires, à l’entrée du groupe et à la sortie du dernier occupant. Avec des baux individuels (loi de 1989, article 8-1), chaque colocataire dispose du sien, pour sa chambre et les parties communes. Le dépôt de garantie suit la même répartition.
Combien de temps la SCI doit-elle conserver ses états des lieux ? +
Trois ans après la fin du bail au minimum, durée de prescription des actions nées du contrat (loi de 1989, article 7-1). S’il justifie une charge déduite ou une retenue déclarée, il rejoint les pièces comptables à conserver six ans (LPF, article L102 B). Le format électronique est admis.
Le locataire refuse de signer l’état des lieux de sortie : le document vaut-il quelque chose ? +
Un état des lieux signé du seul gérant n’a pas de valeur contradictoire et ne prouve pas les dégradations. La seule issue solide est le constat locatif d’un commissaire de justice, convoqué avant la restitution des clés. Les photos datées et les échanges écrits restent utiles, mais ils ne remplacent pas le constat.