Une SCI qui loue un logement meublé signe deux documents le jour de la remise des clés, pas un seul. L’état des lieux relève de l’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989. L’inventaire du mobilier relève de l’article 25-5 de la même loi. Les confondre fragilise le bail, qui peut être requalifié en location nue, avec un dépôt de garantie ramené à un mois au lieu de deux.
Le risque ne s’arrête pas au droit locatif. Depuis l’arrêt de la cour administrative d’appel de Toulouse du 29 janvier 2026, ces mêmes documents servent de preuve, en cas de contrôle, que la société loue des locaux garnis. Or une société civile qui loue garni relève de l’impôt sur les sociétés. Le document que le gérant signe pour protéger la SCI est aussi celui qui peut la faire changer de régime fiscal.
Ce que la loi impose à une SCI qui loue meublé
Une SCI est bailleur au même titre qu’un particulier. Le titre Ier bis de la loi du 6 juillet 1989 s’applique dès que le meublé constitue la résidence principale du locataire. La forme sociétaire ne modifie aucune obligation documentaire. Elle change seulement la façon dont ces pièces sont signées, conservées et rattachées à la gestion courante de la société.
Deux documents distincts, pas un formulaire unique
L’état des lieux décrit le logement. L’article 3-2 de la loi de 1989 impose de l’établir à la remise des clés puis à leur restitution, de façon contradictoire et amiable. Il porte sur les sols, les murs, les plafonds et les équipements fixes de chaque pièce.
L’inventaire du mobilier décrit ce qui garnit le logement. L’article 25-5 le rend obligatoire dans les mêmes formes et en autant d’exemplaires que de parties. Il liste chaque meuble et chaque appareil, avec son état réel au jour de la signature.
Les deux pièces sont annexées au bail. Le texte interdit toute facturation autre que celle liée à l’état des lieux. Rien n’empêche de les réunir sur un support unique, à condition que le mobilier fasse l’objet d’une description propre, meuble par meuble. Une ligne « mobilier en bon état » ne remplit pas cette exigence.
| Document | Base légale | Objet | Défaut |
|---|---|---|---|
| État des lieux | Art. 3-2, loi du 6 juillet 1989 · décret n° 2016-382 | Sols, murs, plafonds, équipements fixes, compteurs, clés | Présomption de bon état de l’article 1731 du code civil |
| Inventaire du mobilier | Art. 25-4 et 25-5, loi du 6 juillet 1989 · décret n° 2015-981 | Meubles et équipements fournis, avec leur état | Requalification possible du bail en location nue |
Les onze équipements qui font le meublé
L’article 25-4 définit le meublé comme un logement décent garni d’un mobilier suffisant pour y dormir, manger et vivre. Le décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 en fixe la liste minimale. Ce texte est entré en vigueur le 1er septembre 2015.
Le décret en exige onze. Côté nuit : une literie avec couette ou couverture, et un dispositif d’occultation des fenêtres dans les chambres. Côté cuisine : des plaques de cuisson, un four ou un micro-ondes, un réfrigérateur avec compartiment à moins six degrés. S’y ajoutent la vaisselle et les ustensiles nécessaires aux repas. Côté vie courante : une table, des sièges, des étagères de rangement, des luminaires et du matériel d’entretien ménager.
L’inventaire sert précisément à prouver leur présence. Un équipement manquant fragilise la qualification du bail. Le juge peut alors le requalifier en location nue. La durée passe de un à trois ans, et le dépôt de garantie tombe de deux mois de loyer à un seul.
Qui établit et signe l’état des lieux pour le compte de la SCI
Le décret du 30 mars 2016 exige la signature des parties ou des personnes mandatées. Quand le bailleur est une société civile, la partie est la SCI, pas ses associés. La distinction paraît formelle. Elle décide pourtant de la valeur probante du document devant le juge.
Le gérant signe ès qualités, jamais en son nom
L’article 1846 du code civil confie la représentation de la société civile à son gérant. Lui seul engage la SCI vis-à-vis des tiers, dans la limite de l’objet social. Un associé non gérant ne dispose pas de ce pouvoir de plein droit.
L’état des lieux doit donc identifier la société, pas la personne physique. Le décret de 2016 impose la dénomination des parties et le siège social du bailleur. La formule attendue tient en une ligne : la SCI, dénommée et domiciliée, représentée par son gérant agissant en cette qualité.
Mentionner le numéro d’immatriculation n’est pas exigé par le texte. C’est une précaution utile. Elle évite la confusion quand plusieurs sociétés d’un même groupe familial portent des noms voisins. Les mêmes règles de représentation valent d’ailleurs pour le contrat de location signé par la SCI.
Le mandat confié à un tiers doit être écrit
Un gérant peut déléguer. L’agent immobilier, le gestionnaire locatif ou le commissaire de justice réalisent alors l’état des lieux au nom de la SCI. Le décret impose d’indiquer leur nom, leur dénomination et leur siège dans le corps du document.
Le pouvoir doit exister avant la signature. Un mandat de gestion couvre habituellement les états des lieux d’entrée et de sortie. Une procuration ponctuelle suffit pour une opération isolée, à condition d’être datée et signée par le gérant.
Sans mandat écrit, le locataire dispose d’un argument simple pour contester la pièce. La SCI doit alors prouver, parfois trois ans plus tard, que la personne présente ce jour-là avait qualité pour l’engager. Cette preuve se construit avant l’état des lieux, jamais après.
Le bailleur est la SCI, représentée par son gérant au titre de l’article 1846 du code civil. L’état des lieux doit porter la dénomination et le siège social de la société. Toute autre personne signant à sa place a besoin d’un mandat écrit, daté et antérieur au rendez-vous.
L’état des lieux d’entrée, étape par étape
L’établissement se fait le jour de la remise des clés, en présence des deux parties ou de leurs mandataires. Le support peut être papier ou numérique. Le décret n° 2016-382 du 30 mars 2016 fixe le contenu minimal, identique pour un bailleur particulier et pour une société.
Les mentions rendues obligatoires par le décret de 2016
Le document indique sa nature, entrée ou sortie, ainsi que sa date d’établissement. Il précise la localisation du logement, la dénomination du bailleur et son siège social, puis le nom et les coordonnées du locataire.
Suivent le relevé des compteurs individuels d’eau et d’énergie, puis le détail des clés et des moyens d’accès remis, avec leur usage. Vient ensuite la description précise, pièce par pièce, de l’état des revêtements, des équipements et des éléments du logement.
Le décret autorise les observations, les réserves et les images. Les photographies datées ne sont pas obligatoires. Elles pèsent lourd en cas de litige, parce qu’elles fixent un état que la mention « bon état » ne permettra jamais de reconstituer. Les signatures ferment le document.
Dix jours pour corriger, un mois pour le chauffage
Le locataire peut demander la modification de l’état des lieux d’entrée dans les dix jours qui suivent sa réalisation. La demande porte sur tout élément du logement. Un refus du bailleur se conteste devant la commission départementale de conciliation.
Le chauffage bénéficie d’un délai propre. Les éléments de chauffage peuvent être signalés pendant le premier mois de la période de chauffe, puisque leur fonctionnement ne s’apprécie pas en juillet. Cette fenêtre couvre aussi bien un radiateur froid qu’une chaudière défaillante.
Ces délais n’existent pas à la sortie. Une dégradation découverte après le départ du locataire ne peut plus lui être imputée, sauf accord exprès de sa part. Le gérant qui signe sans avoir ouvert les placards perd le bénéfice de ce qu’il n’a pas constaté.
La sortie, le dépôt de garantie et les retenues
L’état des lieux de sortie n’a de valeur que par comparaison. Il se lit en regard de celui d’entrée, ligne par ligne, mobilier compris. Sans ce couple de documents, aucune retenue sur le dépôt de garantie ne tient devant un juge.
Séparer la dégradation de la vétusté
Le décret de 2016 définit la vétusté comme l’usure ou la détérioration résultant du temps ou de l’usage normal des matériaux. Elle reste à la charge de la SCI. Seule la dégradation anormale justifie une retenue.
Les parties peuvent convenir d’une grille de vétusté et l’annexer au bail. Elle fixe, pour chaque matériau et chaque équipement, une durée de vie théorique et un coefficient d’abattement annuel. Une plaque de cuisson amortie sur dix ans et remplacée après huit ne se facture pas au prix du neuf.
Sans grille, l’appréciation revient au juge, au cas par cas. En meublé, le sujet se pose avec plus d’acuité qu’en location nue. Un canapé et un matelas s’usent nettement plus vite qu’un parquet.
Deux mois de dépôt, un mois pour restituer
L’article 25-6 de la loi de 1989 porte le dépôt de garantie du meublé à deux mois de loyer en principal, contre un seul en location nue. La contrepartie de cet avantage est une exigence de preuve plus lourde sur l’état du mobilier.
La restitution suit deux délais. Un mois quand l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée. Deux mois quand des différences apparaissent, avec un décompte détaillé et les justificatifs des sommes retenues.
Passé ce terme, la somme due au locataire est majorée de dix pour cent du loyer mensuel hors charges par mois de retard commencé. La SCI qui traîne à solder un dossier paie donc sa lenteur en pénalité automatique.
Le coût de l’état des lieux et qui le supporte
Réalisé directement par le gérant et le locataire, l’état des lieux ne coûte rien. L’intervention d’un professionnel change la donne. Les honoraires se partagent, et la part du locataire connaît un double plafond.
Elle ne peut dépasser ni la moitié de la somme payée par la SCI, ni trois euros toutes taxes comprises par mètre carré de surface habitable. Pour un meublé de soixante mètres carrés facturé trois cents euros, le locataire supporte au maximum cent cinquante euros. Le calcul au mètre carré donnerait cent quatre-vingts.
L’état des lieux de sortie ne se facture jamais au locataire. Toute clause contraire est abusive. En cas de désaccord, le constat dressé par un commissaire de justice se partage par moitié entre les deux parties.
Un état des lieux de sortie rédigé seul par le gérant, sans le locataire et sans commissaire de justice, ne prouve aucune dégradation. L’article 3-2 de la loi de 1989 impose le caractère contradictoire. La SCI qui s’en dispense doit restituer l’intégralité du dépôt de garantie, quel que soit l’état réel du logement.
Le piège fiscal : l’inventaire qui prouve l’activité commerciale
Les deux documents protègent la SCI face au locataire. Ils l’exposent face à l’administration. Un inventaire conforme au décret de 2015 établit noir sur blanc que la société loue des locaux garnis de meubles. Cette qualification emporte des conséquences fiscales lourdes.
La location meublée fait basculer la SCI à l’IS
L’article 35 du code général des impôts range la location meublée parmi les bénéfices industriels et commerciaux. L’article 206-2 soumet à l’impôt sur les sociétés toute société civile qui se livre à une telle activité. Le basculement est automatique et porte sur l’ensemble du résultat.
L’administration admet une tolérance. Une société civile non agricole reste à l’impôt sur le revenu tant que ses recettes commerciales hors taxes ne dépassent pas dix pour cent de ses recettes totales hors taxes. La doctrine ajoute une variante calculée en moyenne, sur l’année en cause et les trois précédentes.
La cour administrative d’appel de Toulouse l’a rappelé le 29 janvier 2026. Trois semaines de location en 2017 et six en 2018 ont suffi à caractériser l’habitude. Pour établir que le bien était garni, le juge s’est appuyé sur la liste du décret du 31 juillet 2015. Le sujet mérite un examen complet du régime de la location meublée en SCI.
Part maximale des recettes commerciales hors taxes dans les recettes totales hors taxes, au-delà de laquelle la société civile relève de l’impôt sur les sociétés.
En SCI à l’IS, l’inventaire devient une pièce comptable
Une fois la société à l’impôt sur les sociétés, le mobilier entre à l’actif. Chaque meuble et chaque appareil s’inscrit en immobilisation, avec sa valeur d’entrée et sa durée d’amortissement. L’inventaire signé le jour de la remise des clés fournit cette base.
Un inventaire chiffré vaut donc mieux qu’un inventaire seulement descriptif. La mention « un réfrigérateur, bon état » suffit au droit locatif. Y ajouter la référence, l’année d’achat et le prix payé permet de justifier le plan d’amortissement lors d’une vérification.
La même logique gouverne les retenues. Une somme conservée sur le dépôt de garantie constitue un produit imposable. La réparation correspondante constitue une charge. Les deux se justifient par les états des lieux. L’arbitrage entre une SCI à l’IR et une SCI à l’IS se joue aussi sur cette rigueur documentaire.
Pour aller plus loin
Sur le même volet de gestion, la remise d’une quittance de loyer par la SCI obéit à des règles voisines : un document daté, établi au nom de la société, remis dès que le locataire le demande. En amont du bail, la possibilité même de louer garni dépend de l’objet social inscrit dans les statuts, que beaucoup de sociétés rédigent en visant la seule location nue.
La séquence tient en quatre temps : état des lieux et inventaire à l’entrée, conservation des deux pièces, sortie contradictoire, décompte justifié dans le délai. L’erreur la plus coûteuse n’est pas d’oublier une ligne, c’est de traiter l’inventaire comme une formalité alors qu’il décide à la fois de la qualification du bail et du régime fiscal de la société.
Ce qui revient le plus souvent.
Une SCI peut-elle établir l’état des lieux si le locataire refuse d’être présent ? +
Pas seule. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 renvoie au commissaire de justice, saisi par la partie la plus diligente. Les parties sont avisées au moins sept jours à l’avance par lettre recommandée. Les frais du constat se partagent par moitié, quelle que soit la partie qui en a pris l’initiative.
L’état des lieux d’une SCI peut-il être signé électroniquement ? +
Oui. Le décret du 30 mars 2016 admet le support papier comme le support numérique. La signature électronique produit les mêmes effets qu’une signature manuscrite dès lors qu’elle remplit les conditions de l’article 1367 du code civil. Le gérant reste seul habilité à signer pour la société, sauf mandat écrit.
Combien de temps faut-il conserver l’état des lieux et l’inventaire ? +
Deux durées coexistent. Les actions dérivant du bail se prescrivent par trois ans, selon l’article 7-1 de la loi du 6 juillet 1989. Les pièces justificatives opposables à l’administration fiscale se conservent six ans, en application de l’article L102 B du livre des procédures fiscales. La durée longue s’impose à la SCI.
Faut-il refaire un état des lieux quand le bail meublé est reconduit ? +
Non. La reconduction tacite avec le même locataire ne déclenche aucune nouvelle obligation. Un état des lieux s’impose en revanche à chaque nouveau locataire. En colocation meublée, l’arrivée d’un remplaçant justifie de reprendre l’inventaire, faute de quoi une dégradation restera sans auteur identifiable.
Que risque la SCI si l’état des lieux d’entrée a été perdu ? +
L’article 1731 du code civil présume que le locataire a reçu le logement en bon état, ce qui joue en faveur du bailleur. Cette présomption tombe pour la partie qui a fait obstacle à l’établissement de l’acte ou à sa remise, selon l’article 3-2 de la loi de 1989. La SCI conserve la présomption, mais perd toute base de comparaison exploitable à la sortie.